Программа 1с делопроизводство обучение

Делопроизводство в 1С:Документооборот

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей «1С:Документооборот КОРП» и других программ

Анализ бизнес-процессов, задач и документов из базы «1С:Документооборот» и других. Консолидированная отчетность.

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных «1С:Предприятие 8»

Виды документов

В программе осуществляется обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

К любому документу может быть прикреплен 1 и более файлов, в том числе фотография или отсканированный документ.

Входящая документация 1С:8.2

В программе регистрируются входящие документы и от юридических, и от физических лиц. Регистрация осуществляется согласно требованиям ГОСТ и установившимся в РФ правилам в области делопроизводства. При регистрации документ проходит три этапа – первичную регистрацию, рассмотрение уполномоченным лицом и исполнение документа.

Исходящая корреспонденция 1С:8.2

Исходящий документ может создаваться как в ответ на входящий, так и самостоятельно.

Регистрационный номер исходящему документу присваивает секретарь организации после его согласования и утверждения уполномоченным лицом.

Если исходящий документ создается в ответ на входящий, то программа автоматически присвоит входящему отметку – Отправлен ответ.

В процессе обработки исходящая документация проходит этапы, включающие в себя непосредственное создание, согласование, утверждение уполномоченным лицом и регистрацию.

Входящая и исходящая корреспонденция составляется программой в цепочки.

Внутренняя документация

Под внутренними документами принято понимать организационно-распорядительные и информационно-справочные официальные документы. Сюда относятся приказы, документы кадровой службы, служебные записки и др.

Внутренний документ, как и исходящий, регистрируется секретарем организации с присвоением номера после согласования документа и утверждения уполномоченным лицом.

Виды документации 8.2

В качестве одной из главных характеристик документа выступает его вид, согласно которому определяется срок исполнения этого документа, маршрут его обработки и правила присвоения номера при регистрации.

Программа самостоятельно ведет списки для входящей, исходящей и внутренней документации в отдельности.

Присвоение регистрационного номера

В программе осуществляется регистрация документа в зависимости от его даты, вида, подразделения и корреспондента (для входящих/исходящих). Для отдельного вида документации можно создать отдельный нумератор.

Карточка документа делопроизводства

На каждый вновь созданный документ программа автоматически создает учетно-регистрационную карточку, внешнее оформление и список полей которой пользователь может подобрать самостоятельно. Доступна также функция удаления или добавления полей учетной карточки. Учетно-регистрационную карточку можно распечатать.

Карточка учета движения входящей/исходящей корреспонденции предназначена также для просмотра общей переписки с тем или иным корреспондентом.

Дополнительные параметры

К дополнительным параметрам относят реквизиты и сведения, настроить их может администратор или пользователь, ответственный за нормативно-справочные документы. Дополнительные свойства могут быть настроены индивидуально в зависимости от типа или вида документа. В программе используются также наборы свойств, применяемые при определенных данных.

В качестве примера использования дополнительных параметров можно обозначить возможность сделать документ актуальным/неактуальным и пометить его, как «информационно-справочный».

Прочие возможности

Программа может осуществлять учет обращений физических лиц. Можно настроить ограничение доступа к личной информации этих граждан или к входящей документации.

Хранение внутренних документов осуществляется в структуре папок, что помогает упорядочить документооборот и определить права доступа к данной информации.

Описание профессии делопроизводитель с умением работать в программе 1С

Описание профессии делопроизводитель

Делопроизводитель – это специалист, ответственный за ведение документооборота организации, заключающегося в регистрации, учете и хранении входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. В небольших организациях должности делопроизводителя и секретаря, как правило, совмещены в одном лице.В своей работе делопроизводители используют технические устройства организационной техники: телефон, факс, копировальный аппарат, принтер, сканер и конечно=же компьютер.

Другие названия профессии по специальности делопроизводитель

В коммерческой среде: секретарь – делопроизводитель, секретарь офиса, офис – менеджер, помощник руководителя, специалист по документационному обеспечению управления, архивариус.
Где чаще всего востребованы делопроизводители

Это, государственные и негосударственные учреждения, деятельность которых предполагает работу с документами, архивы, справочные службы, министерства, больницы, школы, офисы коммерческих структур.

Где можно пройти курсы по делопроизводству

Должностные обязанности делопроизводителя

Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения;
В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных;
Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;
Отправляет исполненную документацию по адресатам;
Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива;
Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив;
Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Требования работодателей для специалиста-делопроизводителя

Делопроизводитель должен знать

нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению;
делопроизводства на предприятии;
основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
структуру предприятия и его подразделений;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
основы организации труда; знание 1С Документооборот;
правила эксплуатации вычислительной техники;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации делопроизводителя

По ЕКС и профессиональным стандартам: начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы; Высшее профессиональное образование; Среднее специальное образование.

Читать еще: Финансовый директор обучение

Дополнительные преимущества делопроизводителя при приеме на работу

знание английского языка на разговорном или свободном уровне;
знание делопроизводства;
навыки работы – 1С Документооборот.

Направления повышения квалификации и профессиональной переподготовки

Программы повышения квалификации:

делопроизводство на компьютере;
1С: зарплата и управление персоналом;
секретарь – делопроизводитель, Microsoft Excel (базовый и продвинутый уровни).

Оплата труда

Уровень средней заработной платы по России составляет 15000 – 25000 руб;
В Москве: 30000—40000 руб;
В Санкт-Петербурге: 23000—31000 руб.

Перспективы роста

Повышение квалификации на специальных курсах поможет подняться вверх по служебной лестнице. Можно подняться вверх по служебной лестнице и занять должность руководителя канцелярии или отдела.
Комментарии к должности делопроизводителя.

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Делопроизводитель»: должностные обязанности; требования к квалификации; должен знать, составлены на основании Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2017.

На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция делопроизводителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

Делопроизводство в 1С

Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»

Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.

Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.

Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.

Типы документов в 1С Документооборот

Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:

Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

Входящие документы

Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.

Есть несколько источников:

Почта;
Электронная почта;
Курьер;
Передача представителем другой компании.

Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:

Первичная регистрация (записывается основная информация, которая поможет распознать бумагу);
Рассмотрение (выполняется одним из сотрудников компании);
Исполнение (этой стадии может не быть).

В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.

Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».

Исходящие документы

Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.

Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:

Создание текста, указание типа документа (запрос, требование, претензия, жалоба).
Согласование текста и корректировка. Лица, принимающие решение, должны ознакомиться с получившимися формулировками и внести свои исправления, если необходимо.
Утверждение текста. Когда все лица, принимающие решение, согласятся с принятыми корректировками, можно переходить к следующему шагу.
Регистрация в системе. Документу присваивается номер, заполняются основные поля, отражающие суть и цель отправки исходящей документации.

В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.

Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».

Внутренние документы

Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.

Читать еще: Дистанционное обучение ргсу

Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.

Виды документа

Вид – это параметр, который влияет на:

Плановый период обработки документации;
Необходимые действия при обработке и перечень лиц, принимающих решение;
Способ присвоения регистрационного номера.

Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:

Бухгалтерский отчет;
Трудовой договор;
Приказ по кадрам;
Информационно-справочный документ;
Регламент;
Приказ по основной деятельности;
Служебная записка.

В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Учетно-регистрационная карточка

Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

Обзор (тот самый «предпросмотр);
Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные);
Резолюции;
Связи (все участники – лица, принимающие решение);
ЭП;
Переадресации;
Категория;
Рабочая группа.

Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Использование дополнительных параметров

Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:

Дата перевода (денежных средств);
Новая должность;
Цель выдачи;
Размер заработной платы;
Длительность;
Сотрудник (или «Ответственый»);
Дата начала (и дата окончания);
Цель командировки;
Список сотрудников;
Срок;
Статья бюджета.

Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.

Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.

Делопроизводство в 1С Документооборот

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

Оперативные консультации по 1С:Документооборот без предоплаты. Первая консультация бесплатно.

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложной организационной структурой и сложным документооборотом.

В работе любых организаций могут складываться ситуации, когда важные документы постоянно не успевают вовремя обработать и передать адресату, входящая или исходящая корреспонденция регулярно теряется, а у сотрудников фирмы нет четкого понимания, какие операции нужно производить с документами.

Ведение делопроизводства посредством специализированного программного решения 1С:Документооборот, созданного на современной технологической платформе «1С:Предприятие», помогает избежать вышеперечисленных проблем. В программе 1С для автоматизации документооборота реализован учет движения официальной документации организаций с учетом положений законодательства РФ, требований ГОСТ и традиций, которые сложились в сфере делопроизводства нашей страны и других государств.

В настоящей статье рассмотрено ведение делопроизводства в 1С на примере конфигурации 1С:Документооборот версии КОРП релиз 2.1.11.5.

Понятия «делопроизводство» и «документооборот»

С точки зрения ГОСТ «Делопроизводство» как определенный вид деятельности имеет совершенно четкое определение, с которым можно ознакомиться в соответствующем разделе системы стандартов. Если говорить в разрезе коммерческой деятельности, то делопроизводство можно рассматривать как сопутствующий основной деятельности бизнес-процесс, поддерживающий документационной обеспечение управленческих процессов и охватывающий такие области, как документооборот, документирование, оперативное использование и работу с документами, а также их хранение.

Читать еще: Обучение на протяжении всей жизни

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

Создание документов (документирование);
Постановка движения и учёта документов (документооборот);
Архивация и сохранение документов (архивное дело).

«Документооборот», с точки зрения бизнеса, подразумевает организацию движения документов, возникающих в процессе основной деятельности организации, которое начинается с того самого момента, когда документ был создан или получен от контрагента, а заканчивается (или прекращается на время) завершением исполнения – отправкой документа соответствующим адресатам и (или) направления в архив.

Различают три основных потока документации:

Поступающий из других организаций (входящий);
Отправляемый контрагентам, партнерам, контролирующим органам и т.д. (исходящий);
Создаваемый непосредственно внутри фирмы для использования сотрудниками в управленческих и организационных процессах (внутренние).

Движение документов происходит по четким маршрутам, которые заранее продуманы и спроектированы. Эти маршруты полностью отображают процессы организаций, направленные на достижение конечного результата. При этом поток документов неразрывно связан с рабочими процессами и является их неотъемлемой частью.

Типы документов в 1С Документооборот

В соответствии с потребностями коммерческой организации документы в программном решении 1С разделены на внутренние, входящие и исходящие. Начальный доступ к ним можно осуществить посредством меню «Документы и файлы», выбрав нужный пункт.

Входящие документы

Процесс регистрации документов в рассматриваемой нами программе 1С предусматривает прохождение документом трех этапов: сначала документ заносится в базу, затем он рассматривается уполномоченным на то лицом, и в заключении – документ передается на исполнение. Вся информация о входящих документах отображается в соответствующем журнале. Там же с ними можно произвести все необходимые действия.

Исходящие документы

Исходящие документы создаются двумя способами: инициативно, ответом на входящий документ, или решение 1С самостоятельно проставляет входящему документу статус «Отправлен ответ». То есть в 1С:Документообороте входящая/исходящая документация составляется в цепочки для удобства дальнейшей работы с ней, но, так же как и внутренние, исходящие документы отдельно отображаются в соответствующем журнале.

Делопроизводитель фирмы регистрирует документ (присваивает ему регистрационный номер), после того или перед тем как исходящий документ пройдет этап согласования и будет утвержден.

Делопроизводство в 1С:Документооборот

Анализ данных и KPI
Расширение возможностей «1С:Документооборот КОРП» и других программ

Построение и мониторинг сложных показателей KPI на основе информации из разных баз данных «1С:Предприятие 8»

Виды документов

В программе осуществляется обработка входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

Входящая документация 1С:8.2

Исходящая корреспонденция 1С:8.2

Исходящий документ может создаваться как в ответ на входящий, так и самостоятельно.

Входящая и исходящая корреспонденция составляется программой в цепочки.

Внутренняя документация

Виды документации 8.2

Программа самостоятельно ведет списки для входящей, исходящей и внутренней документации в отдельности.