Prg67.ru

Онлайн вебинары
2 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Значение тайм менеджмента

Значение тайм-менеджмента в деятельности предпринимателя

Управление временем, организация времени (англ. time management) — технология организации времени и повышения эффективности его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов. Изначально управление приписывалось только бизнесу или трудовой деятельности, но со временем термин расширился, включив личную деятельность с таким же основанием. Система управления временем составляет сочетание процессов, инструментов, техник и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб.

Планирование и доверие. Тайм-менеджмент предусматривает решение двух ключевых задач. Первая — грамотное планирование рабочего времени. Вторая — рациональное распределение обязанностей между сотрудниками.

Контроль. Примерно раз в месяц важно анализировать, как сотрудники используют свое рабочее время. Это нетрудно. Самое главное — постоянно корректировать распорядок дня в фирме вслед за изменением производственной ситуации.

Плюсы. Контроль всех текущих дел. Концентрация на самых важных задачах.

Минусы. Чтобы научиться планировать время, придется остановиться и объективно оценить все, что вы делаете. Для многих это сложно. Ведь придется доверить частичное управление своим бизнесом другим людям. Для дела это будет полезно, но, возможно, для вас — эмоционально тяжело.

Чтобы оценить место и значение тайм-менеджмента в процессе управления компанией, необходимо понимать, в чем конкретно проявляется управление временем, к каким результатам придет компания, если будет внедрена система тайм-менеджмента.

1) правильно расставленные приоритеты на уровне компании, департаментов, отдельных сотрудников;

2) четко сформулированные цели и сроки, все совещания проводятся исключительно ради определенного результата;

3) рациональное использование сотрудниками не только своего времени, но и времени своих коллег, не существует понятий: «не успел», «забыл», заблаговременная забота о ресурсах, грамотное делегирование полномочий, сокращение сверхурочной работы, повешение мотивации сотрудников и т.д.

К сожалению, многие люди думают, что жить по заранее-составленному «сценарию» все время невозможно, многим не свойственна жесткая самодисциплина, в рамках которой не остаётся места творчеству. Но все эти страхи основаны на стереотипах и мифах. Тайм-менеджмент (далее — ТМ) — помощник, он учит освобождать время на то, что нам нужно, путем расстановки приоритетов, целей и затрат времени на них. Существуют различные алгоритмы внедрения ТМ в корпоративную культуру компании. Одна из первых и главных задач — выявление факторов, вызывающих потерю времени, далее, с помощью ТМ, начинается работа над ошибками. Система, учитывающая уже сложившуюся корпоративную культуру, затачивается под определенную компанию. Хочется отметить, что вводить систему ТМ эффективнее «сверху», так как личный пример руководителя — лучший для его подчиненных.

Для оптимизации собственного времени ТМ предлагает различные способы и приемы. Начать можно с использования ежедневника, планирования дня в программе. Но есть и нестандартные подходы. Многие специалисты рекомендуют кроме составления плана на день или неделю, использовать так называемую «стратегическую картонку». На плотном листе бумаги выписываются задачи, темы для размышления, список самых актуальных на данный момент контактов, которые не привязаны к конкретному дню. «Картонка» должна находиться на видном месте. Она позволит вам ничего не пропустить или забыть. Например: «заехать в техцентр, поменять масло в машине» или «купить подарок к дню рождения сына», «распланировать летний отдых» и т.д. У многих из нас практически ежедневно выдаются чрезвычайно загруженные часы, в которые, к нам, как назло обращаются коллеги с абсолютно несрочными и неважными делами и вопросами. Чтобы, с одной стороны, не обижать коллег, а с другой, не отвлекаться от работы и не терять концентрации, ТМ предлагает использовать метод «красного флажка». Его суть очень проста: на своем рабочем столе, на видном для окружающих месте, Вы устанавливаете любой предмет. Это может быть что угодно: игрушка, магнит и т.п. Пока «красный флажок» находится на Вашем столе, это означает, что в данный момент Вы очень заняты и, без необходимости, вас не нужно отвлекать. Это экономит и Ваше время, и время коллег. Естественно, это нужно оговорить заранее со всем коллективом.

Читать еще:  Игры по тайм менеджменту

Тайм-Менеджмент — Важность управления временем

Есть много вещей, которые должен сделать человек, чтобы добиться успеха в современном конкурентном мире. Иногда может вам становится действительно беспокойно, когда нужно выполнить много задач. Возможно, вам придется растянуть рабочее время, чтобы достичь цели. В то время как эффективность поставлено на карту для многих из нас, есть некоторые, кто всё-таки успевает выполнить качественно поставленную задачу, даже при напряженном графике, в установленные сроки. Если спросить, каким образом у них на всё хватает время, то они сказали бы в ответ два простых слова — тайм-менеджмент. Да, управление временем — это то, что может радикально изменить чью-то жизнь. В этой статье вы узнаете о важности управления временем в нашей жизни.

Значимость эффективного управления временем

Улучшает качество жизни

Эффективное управление временем в целом улучшает качество жизни. Это прежде всего потому, что управляя временем, некоторые из наиболее распространенных проблем, таких как стресс и нехватка времени для личных интересов, могут быть очень легко решены. Эффективный тайм-менеджмент позволяет человеку провести жизнь мирно без очень напряженных отношений. Это связано с тем, что управление временем фокусируется на разделении требуемого времени для каждого вида деятельности, так что человек не чувствует себя исчерпанным в конце дня. Поэтому эффективное управление временем улучшает качество жизни.

Уменьшает разочарование

Время — это единственный инструмент, который может сделать или сломать вас. Это особенно заметно, когда у вас много обязанностей по дому или на работе. Время от времени чувствуете себя расстроенной до глубины души, когда вам нужно создать баланс между вашей профессиональной и личной жизнью в вашей беспокойной и утомительной рутине. Чтобы служить цели, вам нужно найти время, чтобы сделать всё, что желает ваше сердце. Здесь важен тайм-менеджмент. Управляя своим временем надлежащим образом, вы сможете избавиться от всех разочарований.

Получаете душевное спокойствие

Для поддержания здоровой и безболезненной жизни требуется спокойствие. Беспокойство и стресс являются основными причинами неспокойной жизни. Стресс заставляет человека думать и делать нежелательные действия, что приводит к цепочке эмоций и последствиям, которые могут быть неблагоприятными для человека, а также для окружающих его людей. Управляя временем с умом, вы сможете дать себе и своим близким желаемое время и внимание. Так как люди хотят, чтобы социальные связи время от времени омолаживались, эффективный тайм-менеджмент становится важным.

Повышает энергетический уровень

Когда человек не чувствует себя истощенным своей рутиной, то может получить больше энергии. Эффективное управление временем увеличивает уровень энергии в значительной степени, потому что человек думает ясно. Незавершенные дела могут быть завершены в установленные сроки, путём правильного управления временем. Вы почувствуете, что уровень энергии значительно выше, чем в прошлом, если вы будете правильно управлять своим временем. Это, в свою очередь, позволяет вам сосредоточиться на задаче, не беспокоясь о следующих, потому что они также будут закончены вовремя.

Даёт больше времени

Эффективное управление временем дает вам больше времени, чтобы добиться прогресса и наслаждаться жизнью в полной мере. Это потому, что есть много вещей, которые вы могли бы игнорировать, но всё же должны сделать для вашего выживания. Например, качественное времяпровождение со своими близкими очень важно, чтобы освежить социальные связи. Занятым людям часто бывает трудно проводить время со своими близкими. Благодаря эффективному управлению временем вы заметите, что у вас больше времени, чтобы провести с близкими людьми.

Управление временем: структура и оперативное планирование деятельности

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Читать еще:  Менеджер по исследованиям в it компании

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

  • быстрее и чаще достигает поставленных целей;
  • сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
  • способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
  • меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
  • имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
  • имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
  • больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
  • более результативен в работе;
  • в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

  • анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
  • стратегическое планирование;
  • формулировка целей;
  • тактическое и оперативное планирование;
  • достижение цели;
  • контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

  • целеполагание, освоение техники постановки целей;
  • умение распределять приоритеты;
  • умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
  • выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Читать еще:  Контроль в тайм менеджменте

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

  • Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
  • Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
  • Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

  • нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
  • при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
  • нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
  • нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
  • планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

  • наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
  • задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
  • менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

  • Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
  • Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
  • Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector
×
×