Контроль в тайм менеджменте

ManageWeb.ru

Виды контроля в ТМ

Выше уже упоминалось, что хорошо составленный план, в особенности при наличии достаточно высокого уровня мотивации, выполняется «сам собой», лишь изредка требуя принятия решений по отклонениям (см. раздел 5.2). Но даже идеальная легкость в исполнении плана не отменяет важности такой управленческой функции, как контроль. Достижение цели является долгим и сложным процессом (см. разделы 4.13, 4.4, 4.5), не исключающим, с одной стороны, разрушающего действия внешних помех, а с другой стороны, пластичности и изменчивости внутреннего образа цели. Чтобы достижение цели стало реальностью, необходимо постоянно следить за тем, чтобы не сбиться с курса.

Подчеркнем, что для управления такой «тонкой материей», как время, контроль важен особенно. Нашим усилиям, направленным на достижение цели в назначенный срок (то есть в соответствии с планом), противостоит множество внутренних помех и внешних препятствий. Достаточно «проглядеть» какую-нибудь досадную мелочь, и вот уже отставание от плана становится катастрофическим.

Можно говорить о различных видах контроля, но в ТМ наиболее востребованными являются два вида контроля: процессуальный и итоговый. Процессуальный контроль в идеале связан с непрерывным наблюдением за процессом деятельности. В реальности же процессуальный контроль осуществляется в определенные моменты времени (контрольные точки), через относительно короткие промежутки времени. Все контрольные точки при этом находятся «внутри» временного промежутка деятельности, и желательно, чтобы они совпадали с некими ключевыми, переломными моментами в характере деятельности. При этом отслеживается соответствие деятельности некоторым заранее установленным параметрам качества (например, нормативам затрат времени, энергии и ресурсов и др.). Итоговый контроль проводится в конце деятельности (или по достижении отдельных самостоятельных задач в структуре деятельности). При итоговом контроле проверяется соответствие полученного результата ранее запланированному.

В контексте ТМ процессуальный контроль в большей степени связан с исполнением ежедневных планов (см. раздел 4.17) и принятием решений по отклонениям (см. раздел 5.2). Итоговый контроль обыч-но связан с контурами обратной связи, существующими в рамках принятой в индивидуальном (организационном) управлении временем системы планов (см. раздел 4.16).

Также важно различать внешний контроль и внутренний (самоконтроль). Внутренний контроль предполагает различные процедуры самопроверки, то есть обратную связь о характере деятельности, контур которой полностью замкнут внутри самого субъекта контроля. Таким образом, внутренний контроль можно понимать как самоконтроль. Внешний контроль предполагает включение в процедуру контроля дополнительного звена в виде внешнего контролера. Причем в роли такого внешнего контролера могут выступать не только люди, но и безличные стандарты деятельности.

В приведенной ниже таблице перечислены некоторые способы контроля, используемые в ТМ (табл. 25).

Способы контроля, используемые в ТМ

Смотрите также

Методы анализа внешней среды и выработка стратегии взаимодействия организации с ее элементами.
Среду обитания организации условно можно разделить на две части: внешняя по отношению к организации среда (макроокруже­ние и непосредственное окружение) и внутренняя среда. Задача менеджмента состо .

Нормативное регулирование бухгалтерского учета и отчетности кредитов и займов
Пункт 1 ПБУ 15/2008 очерчивает круг вопросов, подпадающих под действие его норм. Согласно ПБУ 15/2008, оно устанавливает особенности формирования в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности инфор .

Проблемы российского бизнеса и способы их решения
Существует определенный набор проблем, с которыми рано или поздно сталкивается любой владелец бизнеса. Подбор кадров, организация управления, контроль работников – вот только некоторые из них. Сущ .

О тайм-менеджменте, его составляющих и ваших результатах

Если вы интересуетесь темой самосовершенствования, то понятие тайм менеджмент вам знакомо не понаслышке. В переводе на русский язык, мы говорим об управлении своим временем — очень важном понятии для роста результативности.

Основные постулаты тайм-менеджмента

Как и всё на этом свете тайм-менеджмент имеет под собой определенную “почву” — несколько четких аксиом, внедрение которых поможет вам в достижении поставленной цели. Итак, что за принципы таит в себе тайм-менеджмент?

1. Тайм-менеджмент или управление временем заключается в реализации ряда ваших задач в течение выделенного на них тайминга.
2. Основная задача — не выбиваться из заранее определенного плана на выполнение. Достичь таких высот очень трудно, однако в этом вопросе спасает планирование в тайм менеджменте.
3. С утра и перед уходом с работы выделяйте по 5 минут на это самое планирование: с учетом инструментов тайм-менеджмента распланируйте все свои дела на грядущий временной период — пусть то будет завтрашний день или же предстоящие 8 часов работы.

Сразу раскрою очень интересный секрет управления временем: старайтесь не отвлекаться от задачи, над которой вы работаете в данный момент. Концентрация помогает достигнуть поставленных целей в кратчайшие сроки. И на каждую задачу закладывайте дополнительные 15-20 минут!

Об инструментах тайм-менеджмента

Если в Россию это понятие пришло совсем недавно, то во всем мире оно уже практикуется продолжительное время. И, конечно, без определенных техник не обойтись. Давайте рассмотрим несколько самых основных:

1. Getting Things Done. Метод определения приоритетности задач: первоочередные, отложенные, поручения или же “мусор”. Не пугайтесь последнего пункта — это задачи, которые можно вовсе не выполнять.
2. Pomodoro. Метод работы и концентрации на конкретной задаче. Заключается в чередовании периодов 25 и 5 минут, где 25 — это время на задачу, а 5 — короткая передышка. В течение этого промежутка вы не должны ни на что отвлекаться и работать над одним большим или несколькими мелкими задачами. Добиться идеального внедрения Pomodoro в свой распорядок очень сложно: этому нужно учиться несколько дней.
3. Диаграмма Гантта. Метод работы над командными проектами. При помощи графиков вы можете контролировать ход выполнения работ по конкретному проекту, все очень просто и наглядно.
4. КанБан. Метод контроля за поручениями и своими задачами, изобретенный в японской компании Toyota. Все очень просто: ваши задачи записываются на специальные стикеры, которые начинают свое “путешествие” по столбцам — “Не начиналось”, “В работе” и “Готово”. Цель каждой задачи — достичь последнего столбца. Метод подойдет для корпоративного тайм менеджмента, а также для менеджеров среднего звена, имеющих у себя в подчинении команду специалистов. Предлагаю посмотреть одно весьма познавательное видео о том, как работать по методике:

Это лишь малая часть всех техник тайм-менеджмента. Их гораздо больше, и что самое важное — не каждая из них подойдет именно вам. Тут придется немного “потыкаться”, потестировать и отыскать ту самую, что повысит вашу эффективность в несколько раз.

Для чего вообще нужно управление временем?

Цель тайм менеджмента и его внедрения — обеспечить вам появление так называемого “25-ого часа”. Т.е. уместить все свои дела, как рабочие, так и личные, в те 24 часа, что нам отвела жизнь, но и не забыть при этом об отдыхе.

Кстати, на заметку — успешные люди умудряются планировать даже свой отдых каждый день. Будь то чтение книги или просмотр фильма — все это занесено в список дел.

О списках дел и ежедневниках

Эффективно планировать свое время можно только в том случае, если у вас перед глазами есть конкретный список дел. Лучше всего контроль тайм менеджмента осуществлять в ежедневнике со списками дел на день, неделю и месяцы вперед.

Вы можете использовать обычный бумажный ежедневник, однако на первых порах он будет наполнен помарками и грязью. Поэтому я рекомендую использовать электронный ежедневник, где вы сможете не только составлять список дел, но и разбивать каждую задачу на подзадачи, тем самым достигая своих целей как можно скорее.

Например, ЛидерТаск — весьма достойный вариант. Управление тайм-менеджментом в сервисе реализовано грамотно с учетом всех возможных нюансов: начиная от безграничной вложенности подзадач и заканчивая дополнительными инструментами — всеми теми техниками. о которых мы говорили выше.

Оставляю ссылку на загрузку ЛидерТаска ниже — попробуйте и внедряйте тайм менеджмент в свою жизнь уже сейчас, не откладывая все на “потом”:

Содержание тренинга «Управление временем (тайм менеджмент)». Бизнес тренинг бесплатный

1. Введение в интерактивный тренинг «Управление временем (тайм менеджмент)»

2. Целеполагание (постановка целей)

• Понятие цели.
  Цель – это фиксация результата, который должен быть достигнут за определённый период времени. Постановка целей подчинённым является одной из основных задач любого руководителя.
• Виды целей.
  У каждого из нас есть разные цели. Важно, чтобы они не противоречили друг другу. Выстроив иерархию собственных целей или целей компании, можно при постановки каждой новой цели проверять, насколько она соответствует стратегическим целям компании и её миссии (генеральной цели). Также можно выделить несколько видов целей в зависимости от времени их достижения.
• Целеполагание по схеме SMART.
  Схема SMART позволяет ставить цели, отвечающие 5-ти основным критериям: Specific (Конкретны), Measurable (Измеримы), Achievable (Достижимы), Relevant (Релевантны), Timebound (Определены во времени).
• Кейсы. Целеполагание по схеме SMART.
  Для отработки навыка использования схемы SMART мы предлагаем Вам решить серию практических заданий-кейсов на постановку целей по схеме SMART.

3. Планирование времени

Планирование времени — это подготовительный этап к успешной реализации цели. Планирование времени позволяет наметить шаги достижения поставленных целей и спрогнозировать, сколько времени на это потребуется. Затрачивая чуть больше времени на планирование, Вы можете сократить срок исполнения и сэкономить время и силы в целом. Оно является одним из основных процессов в тайм менеджменте.
В разделе, посвященном планированию времени, мы рассмотрим следующие аспекты:

• с чего начинается планирование времени?
• принципы планирования времени: основное соотношение планирования 60 : 40 и правило Парето
• планирование времени по принципу to do list.

Для отработки навыка планирования времени мы предлагаем решить интересные кейсы.

4. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – эффективный инструмент долгосрочного планирования и управления проектами. Диаграмма Ганта – это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач.
Диаграмма Ганта дает возможность:

• увидеть и визуально оценить последовательность задач и их относительную длительность;
• сравнить планируемый и реальный ход выполнения задач;
• детально проанализировать реальный ход выполнения задач (на графике отображаются интервалы времени, в течение которых задача выполнялась, была приостановлена, возвращалась на доработку и т. д.).

Для отработки навыка применения диаграммы Ганта в планировании предлагаем Вам пройти кейс на применение диаграммы Ганта

5. Матрица Эйзенхауэра, или техника расстановки приоритетов.

В данном разделе вы научитесь ставить измеримые цели, сравните, какие формулировки целей могут соответствуют критерию измеримости.

Матрица Эйзенхауэра, или Принцип Эйзенхауэра– это очень эффективный инструмент, используемый в тайм менеджменте.
Использование данной техники позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными. Согласно матрице Эйзенхауэра существуют 4 типа задач:
Задачи А. Важные и срочные.
Задачи Б. Важные и несрочные.
Задачи В. Неважные и срочные
Задачи Г. Неважные и несрочные.
Мы подробно рассмотрим каждый тип задачи и на практике с помощью кейсов отработаем навык расстановки приоритетов. Предложенные кейсы будут направлены, как на расстановку приоритетов в бизнес-задачах, так и в личной жизни.

6. Делегирование

Делегирование — это способ эффективного управления, при котором происходит передача задачи, а также полномочий и ответственности на выполнение другим лицам. При планировании времени очень важно установить, какую работу Вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
Мы рассмотрим следующие темы: преимущества, которые дает делегирование; что можно и что нельзя делегировать; что необходимо учитывать при делегировании; как применть делегирование не только в работе, но и в личных делах.
В заключение данного раздела вы решите кейс на отработку навыка делегирования задач подчиненным

7. Контроль в тайм менеджменте

Даже если вы умеете ставить цели, делегировать, планировать и выделять приоритеты, это лишь полдела. Важно помнить, что оценка всегда производится по результату. Поэтому важным является контроль за исполнением и эффективностью реализации поставленных целей.
В тайм-менеджменте (управлении временем) наиболее важны 2 вида контроля: итоговый контроль и промежуточный контроль в тайм менеджменте
Чтобы отработать полученные навыки, мы предложим вам пройти кейс на применение контроля.
В конце нашего тренинга по тайм-менеджменту мы подведем итоги и рассмотрим тему Cамоконтроль в тайм-менеджменте

Тренинги

В разделе «Онлайн-тренинги» Вы можете пройти психологические онлайн-тренинги и бизнес-тренинги онлайн. Это великолепная альтернатива, если Вы живете далеко и не можете приехать на очные тренинги. Мы предлагаем бесплатные тренинги и платные тренинги.

Все наши тренинги просты, понятны, эффективны и доступны каждому. Эффективность обучения подтверждают отзывы об онлайн-тренингах, их Вы найдете на странице каждого онлайн-тренинга. С целью развития практических навыков для каждого онлайн-тренинга разработано много кейсов (практических задач). Их решение позволит Вам легко и быстро усвоить материал.

Выбирайте психологический тренинг или бизнес-тренинг, знакомьтесь с содержанием, регистрируйтесь и начинайте учиться на бесплатном тренинге или платном курсе в любое время и в любом месте.

• Visa
• MasterCard

© 2009-2020 Mental Skills При использовании материалов
ссылка на сайт обязательна.
Коммерческое использование запрещено.
Разработка и поддержка — InterMedia Service

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет. О.Б. МИХАЙЛОВА

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека.

Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи,
где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:

• ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю;
• способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);
• энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

Помехи времени
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.

1. Нечеткая постановка цели.
2. Отсутствие приоритета в делах.
3. Попытка слишком много сделать за один раз.
4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
5. Нечеткое планирование трудово­го дня.
6. Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
7. Чрезмерное чтение.
8. Скверная система документообо­рота.
9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
10. Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
11. Недостатки кооперации или разделения труда.
12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
13. Незапланированные посетители.
14. Неспособность сказать «нет».
15. Неполная, запоздалая инфор­мация.
16. Отсутствие самодисциплины.
17. Неумение довести дело до конца.
18. Отвлечение (шум).
19. Затяжные совещания.
20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
21. Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
22. Разговоры на частные темы.
23. Излишняя коммуникабельность.
24. Чрезмерность деловых записей.
25. Синдром «откладывания».
26. Желание знать все факты.
27. Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
28. Спешка, чрезмерная суетливость.
29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
30. Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

«Золотые» пропорции планирования времени
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

Техника анализа сложности задач
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

• 65 процентов запланированного времени — задачи А;
• 20 процентов запланированного времени — задачи Б;
• 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения
Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок»
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью дневника или еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец»
Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.

А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Технология делегирования
Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Таблица 1. Предмет делегирования

Тайм-менеджмент — 7 принципов управления временем

У многих в том, числе у меня возникали и возникают трудности с выполнением задач по времени. Я думаю у тебя тоже возникает ощущение, где взять 25-й час в сутках. А теперь давай разберемся на практике и выясним, как правильно управлять временем, с чего начинать контроль и планирование действий, какие трудности могут возникнуть на пути и как это все преодолеть.

Вообщем погружаемся в интересный мир тайм-менеджмента и разберемся в принципах и правилах.

Принцип 1. Планируй действия

Планирование дел на ближайший день или неделю имеет большое значение в любой работе. Самое интересное, абсолютно неважно : сидишь ли ты в офисе, стоишь ли ты в конвейере, работаешь курьером в свободное время — четкий план твоих действий приносит пользу, повышая твою результативность. Помни, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Важнейшие аксиомы тайм-менеджмента :

• Фиксируй цель письменно. Если ты не пропишешь на бумаге свою цель, то значит она не просто не существует.
• Планируй свой день. Представляешь, составленный список заданий и действий увеличит твою продуктивность на 25%.
• Дроби большие задачи. Всегда разделяй объемные по времени выполнения дела. Тебе нужно их разделять на несколько мелких задач. Не хватайся за масштабный проект, если не продумал заранее последовательность своих действий.

Планирование должно стать твоим помощником, твоей третьей рукой. Возьми себе за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Это поможет освободить твою голову. Ты уже утром на работе будешь знать, что ты будешь делать и когда.

Планируя свой день закладывай временной резерв на непредвиденные обстоятельства. Время затрачиваемое на планирование с лихвой окупятся в будущем.

Принцип 2. Формулируй конкретные цели и задачи

Научись грамотному целеполаганию. По русски выражаясь, научись четко формулировать цель и грамотно разбивать ее на мелкие конкретные задачи.

К примеру
Т ы маркетолог коммерческой фирмы и твоей главной задачей является поднять продажи в текущем сезоне на 40%.
Разбиваешь ее на несколько мелких подзадач для эффективного воплощения этой цели:
— проведение рекламных акций в конкретной торговой точке
— изменить ценообразование на некоторые позиции товаров
— коррекция цен
— организация и проведение масштабной рекламной компании в интернете и СМИ

Существует множество инструментов формулирования и постановки задач и целей, но мне ближе по духу принцип SMART.

Согласно этому чудесному принципу цель должна быть :

• конкретной (Specific);
• измеримой (Measurable);
• достижимой за определенный период (Attainable);
• актуальной — необходимо понимать, действительно ли эта задача поможет в достижении цели (Relevant);
• ограниченной во времени (Time-bound).

Разбивая цель на локальные задачи помни, что задача должна быть конкретной. Двигаясь в направлении крупной цели, ты должен выполнять последовательно локальные задачи. Таким образом сокращается время выполнения работы.

Помни, что последовательность и сосредоточенность на конкретных пунктах – залог будущего успеха.

Принцип 3. Фиксируй план действий

В природе существует несколько действительно действенных и рабочих инструментов, которые позволяют сделать планы и задачи наглядными, конкретными.

Наиболее эффективным является «Диаграмма Ганта» . Давай разберемся на примере.

К примеру.
У тебя стоит цель — построить дом.

Разбиваешь задачу на этапы или локальные подзадачи:
— покупка земельного участка
— расчистка площадки под дом
— вырыть траншеи под фундамент
— подвести коммуникации (в частности воду и канализацию)
— заложить фундамент
— произвести возведение дома
— внешняя отделка дома
— проведение внутренних коммуникаций
— внутренняя отделка дома
— благоустройство дома

В самой диаграмме Ганта ты указываешь все задачи своего масштабного проекта (дополняя ее сроками выполнения задач, временными промежутками и очередность выполнения).

Однотипные задачи группируй в один пункт, а более объемные разбивай в несколько последовательных задач. Пойми одну вещь, ведь наглядное составление плана действий с экономит не только твое время. Такая фишка позволяет другим людям быстро понимать положение дел и включаться в работу на нужном этапе.

Принцип 4. Расставляй приоритеты

Всегда своевременно и четко определяй главную цель. Твоей главной задачей должно быть, последовательное выполнение текущих задач разной степени трудности, т.е. не нужно перескакивать с одного на другое.

Для выполнения этого принципа подойдет очень простой способ, именуемый «Способ ABCD » .

Суть способа ABCD:
«А» – самое важное дело дня
«Б» – менее важное дело
«В» – задача средней значимости и т.д. (думаю принцип расстановки от большего к меньшему понятен).

Самое важное дело или дела дня выполняешь первым. Обычно его мусолят и постоянно откладывают на потом из-за сложности и трудоемкости. А бывает, что при упоминании задачи появляется страх или лень. Только вот секрет состоит в том, что твоя эффективность зависит от выполнения именно этой важной задачи.

Известный всему миру Брайан Трейси говорит, что этот вопрос необходимо решать жестко и без компромиссов. Свой метод он назвал забавно: «Съесть лягушку на завтрак». В качестве пресловутой «лягушки» он назвал самое сложное и неприятное дело или задачу сегодняшнего дня.

Суть в том, чтобы выполнить это задание сразу же и не мучаться угрызениями совести из-за того, что не сделал его и перенес на потом. Это потом никогда не закончиться, а твоя продуктивность из-за этого трудного дела упадет в разы.

Принцип 5. Фокусируйся на главном

Держать фокус внимания на главном — важнейший практический навык. Он позволяет решать приоритетные задачи и овладеть искусством продуктивного тайм-менеджмента.

Всегда помни о том, что не восполнимым ресурсом является время. К примеру, потратив 50 тысяч рублей ты можешь их заработать вновь, а потратив 1 минуту времени уже не вернешь обратно.

Также невозможно получить 25 час в сутках, но можно освободить свое время от бесполезных занятий и дел, тем самым занимаясь наиболее важными вещами.

Чтобы освободить свое время для более важных дел, можно овладеть техниками управления времени. Нет нет, это не машина времени и не портал переносящий в прошлое или будущее.

Пожалуй самой эффективной техникой является делегирование, т.е. поручение рутинных и не важных задач другим людям (ассистенту, личному помощнику).

К примеру, свое авто можно самостоятельно вымыть, а можно воспользоваться услугами автомойки.

Запомни раз и навсегда:
Любую задачу, которую лучше предоставить другим, поручай другим.
Чем выше будет стоимость твоего личного времени, тем больше второстепенных и не сложных задач можно будет поручить помощникам.

Не важные дела и задачи, выполняй в свое не ресурсное время, т.е. тогда, когда ты не на пике своих умственных и физических сил (к примеру, конец дня, когда ощущается усталость).

Освой еще один не менее важный навык: умение говорить «нет».

Навык говорить нет, предполагает отказывать людям и делам, которые лишают тебя энергии и времени не давая ничего взамен.

К примеру, говори нет болтливому человеку, газетам и журналам, социальным сетям, телевиденью.

Не стоит забывать, что даже малюсенький не запланированный перерыв, когда тебя что-то или кто-то отвлекает от важных дел, может совершенно спокойно стать причиной срыва всех планов.

Принцип 6. Анализируй свой опыт и создавай свои правила тайм-менеджмента

Необходимо периодически анализировать свой опыт управления временем и делать соответствующие выводы. Старайся изучать свои ошибки и принимать меры по их исправлению.

Старайся всегда быть осознанным и со стороны смотреть на то, что происходит с жизнью, т.е. в каком направлении ты движешься и с какой скоростью.

Бывают такие моменты, что ты почувствовал, что утратил контроль за ситуацией и слишком углубился в решение задачи, не думая о затрачиваемом времени. В такие моменты необходимо остановиться, сделать привал и подумать, как можно оптимизировать действия для решения задачи. Помни, твоя жизнь бесценна.

В гонке за успехом и результатами, многие забывают давать себе отдых. Представляешь, его тоже можно и нужно планировать. К примеру, отдохнувший спортсмен гораздо быстрее придет к финишу, нежели не отдохнувший спортсмен.

Небольшой пример из жизни Радислава Гандапаса
Успешный российский бизнес-тренер и оратор Радислав Гандапас, всегда планирует в своем расписании дни для посещения гольф-клуба. Он всегда их выделяет красным цветом, как дела или задачи не подлежащие переносу.
Если этого не делать, то ему просто не удастся поиграть в гольф из-за дел по важнее.

В случае с Радиславом Гандапасом, находиться на пике своих возможностей, ему помогают игры в гольф. У тебя это могут быть любые занятия, которые приносят тебе удовлетворение и восстанавливают твои силы.

Никогда не экономь на собственном сне, выходных и общении с близкими. Никогда! Эти факторы не менее важны в тайм-менеджменте, чем планирование и постановка целей. Такие вот простые, но эффективные принципы.